+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Приказ о хранении и выдаче оригиналов документов в организации образец

Приказ о хранении и выдаче оригиналов документов в организации образец

Бесплатная юридическая консультация:. В каждой организации с течением времени скапливаются различного рода бумаги, документы, дела, из которых впоследствии формируется архив. Для того чтобы он содержался в порядке, назначается ответственное лицо. Строго определенных норм по ведению архивов в коммерческих предприятиях на законодательном уровне не установлено. Это означает, что руководство каждой компании вправе самостоятельно разрабатывать данные требования, которые затем включаются в пакет локальных нормативных актов. Именно в соответствии с ними и осуществляется надзор за архивом.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Утвердить прилагаемые Правила приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами. Настоящее постановление вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Приказ о хранении и выдаче оригиналов документов в организации образец

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. В повседневной деятельности работникам предприятий часто приходится сталкиваться с огромным количеством документов, при этом правила работы с некоторыми из них определяются не только локальными нормативными актами, но и действующим законодательством.

А соблюдать его требования, хотим мы того или нет, просто необходимо. Причем зачастую вопрос заключается не столько в нашем нежелании, сколько в незнании отдельных аспектов работы с тем или иным документом. Особенно это касается доверенностей. И если на предприятии порядок подготовки и выдачи доверенностей, как правило, определен это относится к компетенции юридических служб , то порядок их прекращения и сбора тех, срок действия которых истек, а также порядок хранения доверенностей достаточно хаотичны.

К тому же и сроки хранения прекращенных доверенностей должны определяться по новому Перечню типовых управленческих архивных документов года. Постараемся разобраться со всеми этими вопросами и дать читателям рекомендации, чтобы неясностей в работе с доверенностями осталось как можно меньше. Для организации работы с доверенностями каждое предприятие должно утвердить правила работы с ними.

Здесь возможны два варианта, какой из них выбрать — решать вам. Общий порядок выдачи, учета, прекращения доверенностей и хранения прекращенных доверенностей может быть утвержден приказом организации либо соответствующей инструкцией. Сразу заметим, что все доверенности на предприятии с точки зрения установления правил работы с ними делятся на две большие группы:. Поскольку правила работы с указанными группами доверенностей несколько отличаются, в данной статье мы сосредоточимся на первой группе документов.

Требований законодательства к регистрации доверенностей не установлено. Можно только сказать, что основанием для регистрации доверенности является ее подписание руководителем предприятия. А регистрация доверенностей производится в Журнале учета и выдачи доверенностей см. Пример 1. В образце Журнала на следующей странице показан примерный перечень фиксируемых сведений.

Каждая организация имеет право скорректировать его. Регистрация доверенностей производится в Журнале в течение года в порядке возрастания номеров сквозная нумерация. По общему правилу Журнал учета и выдачи доверенностей должен быть предварительно прошит и скреплен печатью предприятия.

Все листы Журнала должны быть пронумерованы. Подчистки, приписки и исправления в нем не допускаются. Но на многих предприятиях учет доверенностей ведется в автоматизированном виде. В этом случае бумажный Журнал учета и выдачи доверенностей, заполняемый рукописным способом, в котором необходимо собирать подписи людей, получающих эти важные документы, может содержать меньше граф, так как в дополнение к нему еще есть систематизированная учетная информация в электронном виде.

Ответственных за подготовку доверенностей и их учет лучше назначить приказом. Если в организации есть такой документ, как Инструкция по подготовке, учету, выдаче, контролю исполнения, прекращению доверенностей и хранению прекращенных доверенностей в виде самостоятельного регламента или в виде составной части иной инструкции , то в нем тоже нужно предусмотреть ответственных лиц их обязанности, права и ответственность.

Перечень работников, имеющих доступ к автоматизированной системе учета доверенностей, фиксируется в локальных нормативных актах предприятия. В автоматизированную информационную систему обычно вносятся сведения, необходимые для подготовки доверенности, они же могут выводиться и в Журнал учета в полном или сокращенном составе. Автоматизированная система позволяет группировать информацию по доверенностям по различным запросам, что делает работу с ними более удобной.

После того как доверенность зарегистрирована, она выдается доверенному лицу с отметкой о получении доверенности в Журнале учета и выдачи доверенностей.

Если же доверенность выдается юридическом улицу, то расписаться может либо представитель этого юридического лица, либо сотрудник вашего предприятия, который затребовал подготовку доверенности.

И на первый взгляд, может показаться, что весь процесс работы с доверенностями закончен. Но на самом деле это не так. Гражданский кодекс РФ предусматривает прекращение доверенности.

Что же оно в себя включает? Лицо, выдавшее доверенность, может во всякое время отменить доверенность или передоверие, а лицо, которому доверенность выдана, — отказаться от нее. Соглашение об отказе от этих прав ничтожно. Помимо перечисления основных требований к прекращению доверенностей ГК РФ содержит еще одно: по прекращении доверенности лицо, которому она выдана, или его правопреемники обязаны немедленно вернуть доверенность п.

Рассмотрим более подробно требования к прекращению доверенностей по следующим основаниям: истечение срока доверенности; отмена доверенности лицом, выдавшим ее; отказ лица, которому выдана доверенность, — так как именно с ними по большей части и возникают затруднения.

Напомним, что срок действия доверенности не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее выписки, а если не указана дата ее составления, то доверенность ничтожна. Получается, что любая доверенность имеет срок действия. По окончании срока действия доверенности она должна быть предоставлена доверенным лицом доверителю.

Но все ли доверенные лица делают это сами и вовремя. Конечно, нет. Как же наладить данный процесс? Для этого можно рекомендовать включить в организационно-распорядительные документы, регламентирующие работу с доверенностями на предприятии:. Как правило, на предприятии организационно-распорядительными документами закрепляется структурное подразделение, отвечающее за подготовку, учет, выдачу и хранение прекращенных доверенностей.

Ответственность же за возврат прекращенной доверенности должна быть возложена на доверенное лицо, а контроль за возвратом можно возложить на руководителя того структурного подразделения, в котором работает доверенное лицо. Если же у вас на предприятии не утверждены организационно-распорядительные документы, регламентирующие порядок работы с доверенностями, то можно рекомендовать для организации контроля именно за возвратом доверенностей, срок действия которых истек, подготовить следующий приказ:.

Если же раздел о возврате прекращенных доверенностей включен в локальный нормативный акт или в приказ, которые определяют порядок работы с доверенностями на предприятии, то необходимо организовать доведение данных документов до доверенных лиц. Именно организация порядка информирования доверенных лиц о необходимости возврата прекращенных доверенностей поможет в итоге соблюсти требования ГК РФ.

Лицо, выдавшее доверенность, может отменить ее в любое время, например, в том случае, когда получивший ее сотрудник увольняется, переводится на другую должность или по другим причинам. Еще одно основание прекращения доверенности — это отказ от нее лица, которому она была выдана. Причины здесь могут быть разные. Но нас будет интересовать, в какой же форме должен быть оформлен отказ. Если доверенным лицом является работник предприятия , то он может информировать руководителя об отказе путем направления докладной записки , зарегистрированной в установленном на предприятии порядке.

При этом к ней необходимо приложить оригинал доверенности. Во избежание каких-либо проблем для работника рекомендуем ему составить 2 экземпляра докладной записки: один из них с приложенным оригиналом доверенности отдать руководителю, а на другом попросить поставить отметку о получении, копию доверенности тоже желательно оставить себе. Отметка о получении состоит из должности, подписи и Ф.

Ее не обязательно просить сделать лично руководителя, ведь докладную можно подать через секретаря или канцелярию, тогда этих работников и нужно попросить расписаться в получении. Если же от доверенности решит отказаться юридическое лицо , которому она была выдана, то эта организация должна будет направить письмо на имя генерального директора доверителя с обязательным приложением оригинала доверенности текст письма будет аналогичен тексту докладной записки из Примера 5.

Причины отказа могут быть любыми, от объективных до субъективных. Чтобы отследить, все ли доверенности сдал увольняющийся сотрудник, можно рекомендовать включить подразделение или должностное лицо , ответственное за учет доверенностей, в обходной лист.

В этом случае появится дополнительная возможность проконтролировать процесс сдачи доверенностей и, в случае необходимости, подготовить приказы об отмене доверенностей в связи с увольнением. Итогом процесса прекращения доверенностей по любым основаниям является представление оригиналов доверенностей в то структурное подразделение, которое и будет осуществлять их хранение. При этом, как отмечалось выше, делается отметка в регистрационной форме Журнале учета и выдачи доверенностей о ее прекращении и возврате оригинала.

Прекращение доверенности по своей сути означает прекращение полномочий представителя. Это требует от представляемого выполнения предусмотренных законом обязанностей. Так, в силу п. Как определить перечень третьих лиц, подлежащих такому извещению? В отсутствие четких указаний закона на этот счет предлагаем руководствоваться видом доверенности и сферой применения полномочий, обозначенных в ней.

В частности, если доверенность выдана на право представления интересов организации в налоговых органах, необходимо известить соответствующий налоговый орган по месту нахождения юридического лица, при необходимости — еще и вышестоящий налоговый орган. Другой вопрос, который также представляется важным, — в какой форме нужно извещать указанных лиц об отмене доверенности?

Закон не дает на него ответа. Однако нетрудно прийти к выводу, что извещение должно быть составлено в письменной форме, подписано уполномоченным на отмену доверенности лицом и вручено лицу, которому доверенность выдана, и известным третьим лицам способом, позволяющим подтвердить дату передачи такого извещения и факт его получения адресатами получение отметки о вручении на копии извещения; направление извещения посредством почтовой связи ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.

Ведь в случае отказа перечисленных лиц признать факт отмены доверенности обязанность доказывания состоявшейся отмены будет лежать на доверителе. Иначе права и обязанности, возникшие в результате действий лица, которому выдана доверенность, до того, как это лицо узнало или должно было узнать о ее прекращении, сохраняют силу для выдавшего доверенность и даже его правопреемников в отношении третьих лиц п.

Однако обязанности в связи с прекращением доверенности возникают не только у представляемого. Согласно п. Итак, любая прекращенная доверенность основания прекращения мы перечислили выше должна быть возвращена на предприятие в соответствии с требованиями ГК РФ. Если понимать это формально, то все выданные доверенности должны быть возвращены, так как имеют ограниченный срок действия 3 года — это максимум. Только одна может быть возвращена раньше, другая чуть позже, и основания прекращения могут быть разными.

Но на практике бывает иначе. Иногда организация, для представительства перед которой выдана доверенность, просит оставить ей оригинал доверенности, чтобы он подтверждал полномочия доверенного лица на подписание каких-то важных документов или совершение определенных действий.

Например, отгрузивший товар оптовик прикладывает доверенность экспедитора на получение товара к накладной или при подписании договора контрагент может настаивать на получении оригинала доверенности, чтобы хранить ее вместе с договором, госорганы тоже часто забирают доверенности себе и т. Если доверенность разовая и выдана для подтверждения полномочий по данной конкретной сделке, то ее действительно можно отдать контрагенту.

Если же она генеральная или специальная то есть подтверждает более широкий спектр полномочий перед большим числом лиц , то с нее обычно изготавливают копию, заверенную самой организацией или нотариусом, и ее отдают контрагенту. При этом подчеркнем, что этот ГОСТ носит рекомендательный характер. Согласно ему заверительная надпись оформляется более подробно см.

Пример 7. Но с юридической точки зрения данный документ распространяется и на организации. Такое разъяснение дал Конституционный Суд Российской Федерации в своих постановлениях от Данный подход уже давно воспринят арбитражными судами, доказательством тому служат следующие судебные акты: постановление ФАС Московского округа от Статья 60 Перечня, посвященная доверенностям, выданным на осуществление отдельных видов деятельности филиалам и представительствам , противоречит статье ГК РФ, в соответствии с которой доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

Учитывая, что филиал и представительство в соответствии со ст. Статья Перечня определяет срок хранения конкурсной документации в соответствии с Федеральным законом от

Как организовать централизованное хранение документов?

Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте. Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Только собрав и изучив необходимые материалы, получив полную явность по предмету изучения, четко определив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта. Основное внимание следует сконцентрировать на формулировании основных положений конкретного решения. Сначала нужно сделать это вчерне, а затем отредактировать и уточнить части в порядке согласования.

Хранение доверенностей: технология и сроки

В результате деятельности организации создаются документы, имеющие различное значение. Часть из них содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют свою важность. Дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Такие документы должны храниться постоянно.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Делопроизводство и архивное хранение документов

Активировать демодоступ. Я работаю в финансовом холдинге, в состав которого входит банк, страховая компания и другие юридические лица.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля.

.

Приказ о хранении документов в организации: образец

.

.

.

.

Правила приема, хранения, учета и использования документов которой не предусмотрены штатные должности работников архива, приказом (иным 1) заказами на выдачу дел в читальный зал и работникам организации по оригиналов, наличии архивных документов организации в составе других.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Их нельзя хранить в одном деле! - Елена А. Пономарева
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев.